เคล็ดลับการจัดตารางนัดหมายให้มีประสิทธิภาพสำหรับคลินิกและโรงพยาบาลสัตว์

ทำไมการจัดตารางนัดหมายถึงมีความสำคัญกับคลินิกรักษาสัตว์และโรงพยาบาลสัตว์ ก็เพราะว่าถ้าเราสามารถคาดการณ์เคสที่จะเข้ามาได้ จะทำให้เราเตรียมทุกอย่างไว้ล่วงหน้าได้ยังไงล่ะครับ ทั้งเรื่องของสต๊อกยา อุปกรณ์ เครื่องมือ บุคลากร ที่จำเป็นสำหรับวันหรือสัปดาห์ที่กำหนด และยังลดช่วงเวลาในการรอคอยของผู้มาใช้บริการได้อีกด้วย นอกจากนี้ตารางเวลานัดที่เต็มจะช่วงให้ธุรกิจโรงพยาบาลสามารถบริหารผลกำไรและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างสูงสุด เรามาดูกันเลยครับว่า 5 เคล็ดลับการจัดตารางนัดหมายให้มีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง

.

คลินิกรักษาสัตว์หรือโรงพยาบาลสัตว์ควรกำหนดให้ขั้นตอนการทำนัดหมายเป็นหนึ่งในขั้นตอนการบริการ โดยเราจะต้องสื่อสารให้ทุกคนในคลินิกหรือโรงพยาบาล ตั้งแต่สัตวแพทย์ จนถึงพนักงานเห็นถึงความสำคัญว่าทำไมควรจะต้องมีการนัดหมายในครั้งถัดไปทุกครั้ง โดยอาจจะมีการทำมาตรฐานว่าการนัดหมายในแต่ละประเภทต้องใช้เวลาตรวจประมาณเท่าไหร่ เพื่อที่โรงพยาบาลจะได้วางแผนตารางเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพนั่นเองครับ

.

การทำให้เจ้าของสัตว์เลี้ยงเข้าใจว่า การนัดหมายครั้งต่อไปมีความสำคัญต่อการรักษา หรือต่อสุขภาพของสัตว์เลี้ยงอย่างไร และถ้าไม่มาตามนัดอาจจะมีผลเสียอย่างไร การสื่อสารและการให้ความรู้จะทำให้เจ้าของสัตว์เลี้ยงเห็นความสำคัญของการดูแลรักษาอย่างต่อเนื่องครับ เมื่อเห็นความสำคัญก็จะมีโอกาสที่จะมาตามวันและเวลาที่ได้นัดไว้

.

ถ้าคลินิกรักษาสัตว์หรือโรงพยาบาลสัตว์มีฐานข้อมูลของลูกค้าเก็บไว้อย่างดี จะทำให้เรารู้ได้ว่าบ้านนี้มีสัตว์เลี้ยงกี่ตัว เราอาจจะถามถึงและทำนัดเผื่อสัตว์เลี้ยงตัวอื่น ๆ ที่วันนั้นไม่ได้มาโรงพยาบาลเพิ่มได้ หรือฐานข้อมูลของสัตว์เลี้ยง อาจจะช่วยให้เราสามารถติดตามอาการป่วยเดิม ๆ ว่ายังมีอาการอยู่หรือไม่ การฉีดวัคซีนครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่ เราก็สามารถแจ้งทำนัดไว้ล่วงหน้าได้เลยครับ

.

เวลาที่จะแจ้งนัดครั้งถัดไป เราควรใช้คำถามปลายปิด แบบมี option ให้เลือกเช่น “สะดวกนัดครั้งต่อไป วันศุกร์หน้า หรือเสาร์หน้าดีครับ” แทนที่จะเป็น “อยากจะนัด Follow up อีกทีไหมครับ” หรือ “อาทิตย์หน้าสะดวกนัดวันไหนครับ” ซึ่งอาจจะทำให้เจ้าของสัตว์เลี้ยงไม่ได้ให้วันนัดทันที และเมื่อพาสัตว์เลี้ยงกลับบ้านไปก็จะลืมพาเจ้าน้องหมาน้องแมวกลับมา Follow up อาการได้ครับ

.

เพื่อความสะดวกและรวดเร็ว คลินิกรักษาสัตว์หรือโรงพยาบาลสัตว์อาจจะใช้ software ที่ช่วยทำระบบการนัดหมายเข้ามาช่วยก็ได้ครับ แต่จริง ๆ แล้วหัวใจสำคัญก็คือการทำให้ตารางนัดหมายไม่ว่าจะอยู่ใน Software หรือกระดาษ ให้มีข้อมูลการนัดที่ถูกต้องและอัพเดต รวมถึงการแจ้งเตือนเจ้าของสัตว์เลี้ยงเมื่อถึงเวลานัด อาจจะเป็นการโทร หรือการส่ง SMS ก็ได้ครับ

.

ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับธุรกิจคลินิกรักษาสัตว์หรือธุรกิจโรงพยาบาลสัตว์ของเราดูนะครับ จะได้เพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจโรงพยาบาล และทำให้วางแผนงานได้ล่วงหน้ามากขึ้นด้วยครับ